挂牌公司年度股东大会是监管机构和股转系统（新三板）非常关注的重要事项，涉及挂牌公司年度报告及其摘要、董事会年度报告、监事会年度报告、上一年度财务决算报告、下一年度财务预算方案、上一年度利润分配方案及年度日常性关联交易预审等关系股东投资权益的问题，所以《公司法》《公司章程》均有专项规定，监管机构、股转系统也都制定和公布了专项规范性文件和业务规则，以确保挂牌公司年度报告事项规范审议、批准与披露，保障挂牌公司股东合法权益。

笔者根据《公司法》等法律、法规及中国证监会关于挂牌公司规范性文件和全国中小企业股份转让系统业务规则的规定，结合参加多家挂牌公司年度股东大会时遇到的相关问题，同时参考和借鉴股转系统其他挂牌公司年度股东大会召开信息披露情况，就挂牌召开公司年度股东大会规范性情况，谈一谈对相关问题的肤浅认识、理解和处置经验，以供同行参考、商榷和讨论，并藉此促进相互间的专业经验和能力的分享与交流，提高更好地为委托人服务的水平。

一、关于挂牌公司年度股东大会存在的问题

2016年度股东大会召开高峰期即将结束，根据笔者查阅股转系统有关挂牌公司召开2016年度股东大会信息披露情况和作为挂牌公司法律顾问出席挂牌公司年度股东大会见证情况，对挂牌公司2016年度股东大会召开情况进行了简单梳理，发现挂牌公司2016年度股东大会的召开存在下列较为常见的规范瑕疵：

1、召集人董事会发布召开2016年度股东大会通知公告遗漏上一年度规定报告，如2016年度监事会工作报告、2016年度利润分配方案；

2、董事会误将2016年度总经理工作报告作为年度股东大会审议事项提交2016年度股东大会审议；

3、公司年度预计没有日常性关联交易，却仍形式主义地拟定一个2017年度日常性关联交易议案，提交年度股东大会审议通过；

4、将上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案合为一个议案提交年度股东大会审议，虽然多数情况下会获得通过，但若对上一年度财务决算报告或下一年度财务预算方案有一个同意、一个不同意时将无法表决，因为无论同意或反对都会出现对上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案的反对或同意；

5、延期开会及补充提交临时提案的情形较多；

6、表决程序中计票监票环节存在规范瑕疵；

7、董事长不主持股东大会，委托或指派、授权董事、董事会秘书或其他人主持会议；

8、年度股东大会不审议或不主要审议公告的预定议案，而审议非通知事项；

9、公司对年度股东大会不重视，召开股东大会日主持人、大部分董事、监事、高管出差或不参会，存在规范性和责任欠缺情形；

10、年度股东大会非公司股东、董事、监事、高管等外来人员参加会议，不符合信息披露前的保密原则和信息披露的公平原则。

发生上述不规范情形，归纳起来主要原因如下：

一是挂牌公司数量急剧增长，质量良莠不齐，其中大多数是小型民营企业，一直处于“野蛮生长”过程中，形成了任性习惯，缺乏规范运营的基础和意识；

二是挂牌公司董事长、董事、高管一般都身兼数职，即使主要负责董事会、股东大会会务及信息披露工作的董事会秘书，其董事会秘书工作也不是其主要业务，所以对召开年度股东大会会议缺乏应有的专注度。

三是挂牌公司董事长、董事、董事会秘书等高管多数不是法律、财金、投资与资本运营专业人员，《公司法》《公司章程》及其三会议事规则淡薄，虽然在挂牌前后会被要求参与诸如股转系统要求、安排的培训，抑或在挂牌前负责任的主办券商、律师、会计师进行了专业辅导，但由于大部分人只是形式应付，并未真正重视和掌握基本规则，没有把心事放在公司法人治理规范运作上来，难以在短时间内形成规范意识。

四是监管机构和股转系统对拟申请挂牌的公司规范性要求较上市公司宽松，门槛较低，报告期内存在的不规范问题只要能够在申请挂牌前解决并如实披露即可被接受、认可，造成了挂牌公司虽然一朝挂牌进入了资本市场而成为非上市公众公司，但并未因此达到法人治理规范的公众公司的要求和标准，在挂牌后仍然会经常发生或出现不符合相关法律、法规和业务规则的行为，而且不规范的情形多发生于新挂牌的公司或董秘更换频繁的挂牌公司。规范化是挂牌公司需要经历的一段较长的成长之路、锻造之旅。

五是由于新三板市场的快速扩容，券商、律师、会计师服务市场随之扩大，券商原有的人员不够用，招聘了许多刚毕业的大学生或缺乏业务经验的人员办理相关业务；或者原做IPO项目的人员，在做了一两个挂牌项目后就被安排作为项目负责人，组成三板挂牌项目组，引入和带领一批缺乏资格和经验的新人同时或交叉从事多个新三板挂牌项目，按照所谓的申报文件模板制作申报材料；律师从事证券业务因早已取消了证券从业资格的限制，任何律师事务所和律师均可从事包括新三板挂牌、IPO上市业务，但正因为如此，许多从未做过证券业务的律师无师自通地涌入了证券市场而做起了新三板挂牌业务。源于新三板市场中介机构的良莠不齐，相关专业人员缺乏必要的专业知识、经验准备、积累和储备，未能从专业上对拟挂牌公司进行深入、广泛且专业化的尽职调查、核查，提供真正的证券专业服务。中介机构对拟挂牌公司的调查范围、深度不到位，遗漏、忽视了许多基本性问题，即使发现了问题，也没有及时提出合法、合理、有效、可行的解决方案和规范意见，一切均以申报挂牌为目标，只要通过了即OK了，造成挂牌公司带病上岗；加之，一些主办券商承办的新三板项目日多，精力时间有限，甚至其二级市场营业部的人员都被动员或安排做新三板项目，导致主办券商总体水平参差不齐，对挂牌公司拟披露信息没有起到严格把关和充分履行持续督导义务的作用；又因许多挂牌公司董秘身兼数职，工作繁忙或不屑于律师把关，迷信和盲从于个别券商的权威，或者自以为是；抑或律师缺乏系统的证券法律服务专业知识和经验，如再因责任心不强等原因，体现在挂牌公司年度股东大会中的问题就较为突出或频发，致使一些挂牌公司从挂牌开始即显得先天不足、后天无补。

二、关于挂牌公司年度股东大会问题的规范意见

笔者在出席挂牌公司年度股东大会时，针对挂牌公司召开年度股东大会出现的些许瑕疵，均及时予以纠正；针对股转系统信息披露中出现的一些挂牌公司年度股东大会规范问题，根据相关法律、法规、证监会规范性意见和股转系统业务规则及公司章程通常条款的规定，提出以下规范意见和建议，敬请参考。

1、关于年度股东大会通知遗漏年度议案的补救问题。

公司董事会发布召开2016年度股东大会通知公告遗漏上一年度规定报告，如2016年度监事会工作报告、2016年度利润分配方案，这两个报告或议案经常是最容易被忽略或遗漏的议案。

挂牌公司召开年度股东大会通知通常是由董事会秘书制作和发送的，年度股东大会的大部分议案都是由董事会审议通过后再提交股东大会审议，而监事会年度报告是由监事会审议通过后提交股东大会审议，董事会在制作和发布年度股东大会通知及股东大会议程时，往往会从董事会通过的文件中复制、粘贴到召开年度股东大会通知文件中，此时最容易忘记或忽略监事会通过的并需要提交年度股东大会审议的监事会年度工作报告，由此造成发布的召开年度股东大会通知中遗漏监事会年度工作报告的情形。

挂牌公司可能进行年度利润分配、也可能不进行利润分配，不进行利润分配的公司往往会认为：不进行利润分配就不存在利润分配方案就不需要制作公司年度利润分配方案，也就更不存在需要提交年度股东大会审议的情形了。股东投资公司是为了获取利润，不论公司是否进行年度利润分配都应当编制利润分配方案提交年度股东大会审议，是对股东知情权的尊重，也是股东关心的重要事项。不分配利润的挂牌公司应当将上一年度公司经营、盈利或亏损、可分配利润情况及不进行分配利润的原因、依据在利润分配方案中充分说明；拟进行利润分配的公司，应当将公司上一年度经营与盈利、可分配利润情况及分配金额、方式制成方案，经董事会审议通过后提交年度股东大会审议批准。因此，不分配利润并不等于没有利润分配方案，不论是否分配利润都应当制作年度利润分配方案作为年度股东大会审议事项提交年度股东大会审议。

挂牌公司年度监事会工作报告、年度利润分配方案是《公司法》《公司章程》规定的年度股东大会审议事项，不应遗漏或删减。

针对挂牌公司召开年度股东大会需要律师进行见证并发表见证意见的规定，确保挂牌公司年度股东大会合规性、规范性是律师发表见证意见的前提和基础。针对挂牌公司议案遗漏的情况，我们建议公司采取以下措施纠正和补救：

一是通过发布召开年度股东大会更正公告将遗漏的议案补充到年度股东大会拟审议议案中。挂牌公司年度监事会工作报告、年度利润分配方案即可以通过更正通知方式补充到召开年度股东大会的通知中，使其在年度股东大会上能够得到审议批准。如喜报科技（838616）于2017年4月20日在全国股转系统刊登了《2016年度股东大会通知公告》，定于2017年5月10日9时在长春市高新区前进大街2326号修正服务外包大厦1908室公司会议室召开2016年度股东大会。发现遗漏2016年度监事会工作报告后，于2017年5月8日在全国股转系统刊登了《关于2016年年度股东大会通知公告的更正公告》和《2016年年度股东大会通知公告(更正后)》，通过更正通知的方式将遗漏的《关于公司 2016 年度监事会工作报告的议案》补充到2016年度股东大会拟审议的议案中。

虽然遗漏的议案通过更正通知的方式补充到了年度股东大会拟审议的议案中，但采用更正通知补充遗漏议案的方式也存在一定的程序性瑕疵。根据《公司法》《公司章程》的相关规定，股份公司召开股东大会会议，应当将会议召开的时间、地点和审议的事项于会议召开二十日前通知各股东。而补充议案的更正通知公告往往是在公司年度股东大会通知发布之后甚至一段时间作出的，补充进来的议案已不符合“于会议召开二十日前通知各股东”的规定，所以，通过更正召开年度股东大会通知的方式补充遗漏议案，存在一定的程序瑕疵。

二是延期召开年度股东大会同时由符合临时提案资格和权力的股东通过向召集人（公司董事会）提交临时提案的方式将遗漏的议案提交年度股东大会审议。根据《公司法》《公司章程》的相关规定，单独或者合计持有公司3%以上股份的股东，可以在股东大会召开10日前提出临时提案并书面提交召集人。召集人应当在收到提案后2日内发出股东大会补充通知，公告临时提案的内容。除前述情形外，召集人在发出股东大会通知公告后，不得修改股东大会通知中已列明的提案或增加新的提案。所以，具有临时提案权的人只有持股3%以上的股东，董事会及其他召集人均无临时提案权；同时，受限于召开年度股东大会需提前20日通知股东的规定限制，为避免因违反上述时间限制所可能产生的程序瑕疵，在董事会发出召开年度股东大会的通知后，若已不足20日的时间而需要补充新的议案时，可采取由董事会发布延期开会公告，给予具有临时提案提交资格和权力的持股3%以上的股东将遗漏的议案作为临时提案提交年度股东大会审议的时间机会，从而将遗漏的议案补充到年度股东大会议案中去，使遗漏的年度议案及时得到年度股东大会的审议。采用延期开会补充遗漏议案的方式，需要给延期开会一个充分、合理的理由并披露。

2、关于董事会误将2016年度总经理工作报告作为年度股东大会审议事项提交2016年度股东大会审议问题。

挂牌公司存在将2016年度总经理工作报告作为年度股东大会审议事项提交2016年度股东大会审议情形。如赛诺科技（837042）、鸿泰时尚（871412）2016年度股东大会。

根据《公司法》《公司章程》的相关规定，总经理是由董事会聘任或解聘，总经理对董事会负责并报告工作；总经理年度工作报告不属于年度股东大会职权范围内审议事项。因此，总经理年度工作报告只需提交董事会审议批准即可，不需要提交年度股东大会审议。

3、关于公司未有年度预计日常性关联交易而制作并向年度股东大会提交下一年度预计关联交易议案的必要性问题。

挂牌公司年度股东大会审议日常性关联交易一般存在以下类型：

一类是关于确认上一年度日常性关联交易的议案。该等议案通常是因上一年度做过预计关联交易并经上一年度股东大会审议通过，但当时无法确定发生交易的准确、真实额度，至年度结束时发生日常性关联交易已经确定，而在新的年度股东大会上予以追溯确认。

另一类是关于预计下一年度日常性关联交易的议案。预计下一年关联交易议案通常分两种情况，一种是确实存在预计的日常性关联交易，第二种是没有日常性关联交易。如果存在预计关联交易，制作议案并提交股东大会审议，符合《公司法》《公司章程》和中国证监会其他规范性文件及股转系统业务规则的要求；但如果没有预计关联交易发生而非要制作一个预计关联交易议案并提交股东大会审议，却没有法律依据和必要，这种做法对法律、法规和规则的理解、执行未免过于机械和形式主义了。有的挂牌公司迷信于一些主办券商或其相关业务人员的权威，只要是券商的意见不论对错、是否合法合理都接受、认可和执行；但作为挂牌公司的法律顾问应在知情的情况下及时地提供独立的专业意见，是否接受、认可或执行由公司自行决定，如此，律师方能称为履行了勤勉尽责的义务。

4、关于董事会将公司上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案合为一个议案提交年度股东大会审议问题。

董事会将公司上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案合为一个议案提交年度股东大会审议虽然多数情况下会获得通过，但若对上一年度财务决算报告或下一年度财务预算方案一个同意、一个反对时将无法表决，因为无论同意或反对都会出现对上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案整体的反对或同意。

笔者认为，公司上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案，虽然都属于财务问题，且具有一定的连续性，但毕竟属于两个独立财务年度的专项问题，每个年度经营状况、市场变化、法律政策调整等诸多因素都会对公司的财务产生实质性影响，所以，公司上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案是两个独立的事项，不应混合为一个议案，对上年度财务决算报告的认可并不会必然导致对下一年度财务预算方案的认可，反之亦然。建议将公司上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案分为两个独立的议案，有利于股东审议和表决，不至于因前后意见的反差或冲突造成难以表决的僵局，具有合理性、可行性。因此，挂牌公司在编制公司上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案时，应分别制作公司上一年度财务决算报告与下一年度财务预算方案两个独立的议案，分别提交年度股东大会审议表决。

5、关于年度股东大会延期和增加临时提案问题。

公司年度股东大会延期召开常见的原因：一是主持人及公司董事、监事、高管临时发生业务上的重要安排不能在公告的会议日期出席会议，不得已延期开会；二是董事、监事因公司经营业务临时发生或出现重大安排或事项需要提请股东大会审批的，召开临时股东大会的通知时间相对较长，而安排在拟召开的年度股东大会审议又错过了临时提案期限，召集人通过临时延长年度股东大会会议时间的方式为追加临时提案提供合规的窗口期间。

如建龙微纳（833540）2016年度股东大会延期召开，同时具有上述两种情况。

2017年4月8日，建龙微纳董事会通过了公司年度报告事项及召开2016年度股东大会的相关决议。

2017年4月10日，建龙微纳董事会在全国股份转让系统指定信息披露平台（www.neeq.com.cn或www.neeq.cc）刊登了《2016年年度股东大会通知公告》，定于2017年5月5日在洛阳市洛龙区世贸中心 A 座 26 层召开2016年年度股东大会。遗漏了公司聘任2017年度审计机构的这一适宜在年度股东大会审议的事项。

为了让遗漏的聘任公司2017年度审计机构议案和临时发生的公司申请银行贷款议案能够及时提交拥有审批权的股东大会的审议批准，董事会于2017年4月17日审议通过了《关于续聘瑞华会计师事务所（特殊普通合伙）的议案》《关于补充预计2017年度日常性关联交易事项的议案》《关于修改的议案》《关于公司股东拟以股权质押对公司在中国工商银行股份有限公司偃师支行的贷款业务进行担保的议案》《关于拟以公司部分房产及土地对公司在中国工商银行股份有限公司偃师支行的贷款业务进行抵押的议案》五项议案。根据《公司法》《公司章程》的相关规定，单独或者合计持有公司3%以上股份的股东，可以在股东大会召开10日前提出临时提案并书面提交召集人；召集人应当在收到提案后2日内发出股东大会补充通知，公告临时提案的内容；除前述情形外，召集人在发出股东大会通知公告后，不得修改股东大会通知中已列明的提案或增加新的提案。为使上述临时议案能够尽快提交股东大会审议，公司于2017年4月18日在全国股份转让系统指定信息披露平台发布了《关于增加2016年度股东大会临时议案的公告》；在新增临时提案说明中描述：公司董事会于2017年4月17日召开公司第一届董事会第三十二次会议，会议审议通过了《关于续聘瑞华会计师事务所（特殊普通合伙）的议案》、《关于补充预计2017年度日常性关联交易事项的议案》、《关于修改的议案》三项议案，该三项议案通过后需提交股东大会审议；为提高决策效率，公司控股股东提议在公司 2016 年年度股东大会上新增上述三项议案。但控股股东的临时提案却遗漏了《关于公司股东拟以股权质押对公司在中国工商银行股份有限公司偃师支行的贷款业务进行担保的议案》《关于拟以公司部分房产及土地对公司在中国工商银行股份有限公司偃师支行的贷款业务进行抵押的议案》两项议案，而在《关于增加2016年度股东大会临时议案的公告》补充后的公司2016 年年度股东大会审议事项中，却将上述五项议案均数列入年度股东大会议案中。

根据建龙微纳公司章程和股东大会议事规则的相关规定，股东大会通知中未列明的提案，股东大会不得进行表决并作出决议。建龙微纳《关于增加2016年度股东大会临时议案的公告》虽然将公司董事会新通过的五项议案全部增加到公司2016年度股东大会拟审议的议案中，但其中《关于公司股东拟以股权质押对公司在中国工商银行股份有限公司偃师支行的贷款业务进行担保的议案》《关于拟以公司部分房产及土地对公司在中国工商银行股份有限公司偃师支行的贷款业务进行抵押的议案》两项议案系没有提案人提交的提案，股东大会不应进行表决并作出决议。

建龙微纳2016年度股东大会定于5月5日召开，在五一假期间，笔者作为该公司的法律顾问，在预审该公司年度股东大会召开公告时发现上述问题，立即通知公司董秘。根据建龙微纳公司章程的规定，公司发出股东大会通知后，无正当理由股东大会不应延期或取消；一旦出现延期或取消的情形，召集人应当在原定召开日前至少2个工作日公告并说明原因。鉴于时间的紧迫性和有限性，律师建议尽快采取如下补救措施：因延期召开年度股东大会时间不少于10个工作日，为拥有临时提案权的股东创造提交临时提案的时间窗口；同时由具有临时提案权的控股股东再次行使临时提案权，将遗漏的《关于公司股东拟以股权质押对公司在中国工商银行股份有限公司偃师支行的贷款业务进行担保的议案》《关于拟以公司部分房产及土地对公司在中国工商银行股份有限公司偃师支行的贷款业务进行抵押的议案》两项议案作为临时提案追加到公司2016年度股东大会议案中。2017年5月2日，公司董事会在全国股份转让系统指定信息披露平台再次发布了《关于增加2016年度股东大会临时提案暨2016年年度股东大会延期召开通知公告》，公司定于2017年5月5日召开公司2016 年年度股东大会，并于2017 年 4 月 10 日在全国中小企业股份转让系统指定信息披露平台发布了《2016 年年度股东大会通知公告》，因控股股东增加临时提案，公司董事会为提高决策效率和效益，经审慎研究决定，同意将2016年年度股东大会的召开时间延期至2017年5月16日召开，会议登记时间调整为2017年5月16日，股权登记日调整为2017年5月8日，会议地点、召开方式、审议事项、登记方式等均不变。

由于新更改了会议时间，公司发生了新的重要业务安排，无法在延期后的会议时间召开年度股东大会，公司董事会于2017年5月10日第三次在全国股份转让系统指定信息披露平台发布了《2016年年度股东大会延期公告》，由于公司工作安排缘故，经董事会审慎研究决定，同意将 2016 年年度股东大会的召开时间由2017年5月16日延期至2017年6月28日召开，股权登记日调整为2017年6月21日，会议地点、召开方式、审议事项、登记方式等均不变。

基于公司董事长、董事等工作安排和拥有临时提案权股东补充追加临时提案及公司章程有关临时提案权、延期开会的时间限制和规定要求，公司先后两次追加临时提案和延期开会，均在规定的时间窗口予以补救，确保了公司股东大会延期、临时提案人资格的合规性和提案权行使的有效性，从而确保了公司年度股东大会召开程序合法、有效。

6、关于公司董事长不主持股东大会而委托或指派、授权董事、董事会秘书或其他人主持会议问题。

笔者参加多家挂牌公司2016年度股东大会会议，发现有两家公司存在董事长不主持股东大会会议而指派、授权公司董秘或其他人员主持会议的情形，为确保公司年度股东大会召开的规范性，避免律师出具见证法律意见书而承担不必要的法律责任风险，律师及时指出并纠正了公司董事长不主持股东大会会议而委托、指派他人主持会议的错误。

根据《公司法》和《公司章程》的规定，公司股东大会会议由董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。因此，董事长主持股东大会是法定职权，不能委托、指派或授权他人行使；如果董事长不能履行职务或者不履行职务的，公司设有副董事长的，应由副董事长主持；公司未设副董事长的，应由半数以上董事共同推举一名董事主持。所以，公司董事长委托、指派或授权他人主持股东大会会议是违背《公司法》《公司章程》的不规范行为，应当予以纠正。

7、关于年度股东大会不审议或不主要审议公告的预定议案而审议非通知事项问题。

笔者参加挂牌公司年度股东大会，发现有的挂牌公司年度股东大会会议拟不提交或不审议公司年度股东大会通知公告中列明的议案，而提交和审议会议现场临时提案；理由是相关议案已经公告告知了各位股东或在场的股东多为公司董事已经了解了议案内容，没有必要重复宣读或审议；临时提案（非依法律或章程规定的程序并由临时提案权的股东提交的议案）内容，或为公司上一年度经营事项的补充说明、或为了公司下一年度或未来经营规划等情况。

笔者认为，一是根据挂牌公司章程的规定，股东大会通知中未列明的提案，股东大会虽然可以审议，但不得进行表决并作出决议；二是年度股东大会具有法定的和章程规定的审议表决事项（或议案），应以审议表决召开年度股东大会通知中列明的议案为会议的主要议程，不应审议未经规范程序提交的临时提案；三是关于公司经营事项，属于上一年度的应当列入公司董事会、监事会工作报告及年度财务决算报告、利润分配方案中，或者作为年度报告的内容，上述报告已能基本涵盖了公司年度所有的经营事项，不必也不应存在额外的补充说明；四是临时提案如果涉及公司未来年度经营计划、规划，涉及商业秘密的提前泄露问题，同时过早地透漏公司的计划或规划，在市场、政策存在诸多不确定性的情况下很容易造成未来无法实现而带来的被动或尴尬局面，以致于在下一年度股东大会或公司年度报告、信息披露时无法解释。因此，从规范和谨慎的要求出发，召集人或董事会对于未列入年度股东大会的议案不应提交年度股东大会审议，更不能付诸表决。

笔者发现上述问题后，均及时予以指出和纠正，避免不规范情形发生或持续。

8、关于公司对年度股东大会不重视而董事长、董事、监事、高管缺席或不出席会议问题。

许多挂牌公司都属于民营控股企业，野蛮生长，任性惯了，缺乏对非上市公众公司法人治理机制规范运营重要性的深刻意识，往往认为年度股东大会审议事项已经董事会、监事会审议通过，提交股东大会审议表决就是走形式，不予重视，在股东大会召开日都照常安排出差，即使未出差也没有出席的意思。

根据《公司法》《公司章程》的相关规定，股东大会召开时，公司全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，总经理和其他高级管理人员应当列席会议。在年度股东大会上，董事会、监事会应当就其过去一年的工作向股东大会作出报告。董事、监事、高级管理人员应当在股东大会上就股东的质询和建议作出解释和说明。公司股东大会及董事、监事、高级管理人员应当切实、充分保障股东质询权、建议权的享有和实现，如实、及时、充分地回答股东的质询，必要时应提供相关证据资料。股东大会对提案进行表决前，应当确定计票人和监票人组成的监票计票小组；监票计票小组负责股东投票的监督和统计事务；监票人和计票人应当由两名股东代表及监事共同组成。出席股东大会会议的董事、监事、会议召集人或召集人代表、会议主持人、董事会秘书应当在会议记录上签名。因此，公司董事、监事、高管有义务出席、列席股东大会会议，这是法律和公司章程关于股东大会召开的规范性要求，其中董事、监事、高管列席股东大会并接受股东质询是一项法定义务，不能无故缺席或逃避。

笔者在一家挂牌公司召开年度股东大会前日先行探询中了解到类似情况后，及时敦促公司董秘通知公司董事长及其他董事、监事、高管取消出差计划，必须回公司主持、出席年度股东大会，否则，律师将无法出具公司年度股东大会规范性的见证法律意见书，公司将面临监管机构和股转系统的问责、调查或处罚。公司董事长感到问题的严重性，立即取消外地活动，在股东大会召开前连夜乘机赶回出席并主持第二天的年度股东大会会议，其他董事、监事、高管也随之出席了会议，避免了公司股东大会无法召开或不召开的违规情形。

挂牌公司没有律师出席或见证的股东大会是如何召开的我们暂时不知，但公司委托或需要律师出席并出具见证法律意见书的股东大会，一定要合法规范，出现不合法、不规范的情形一定要及时予以纠正，这关系到律师和律师事务所的专业诚信、社会公信力和责任风险，必须要求公司股东大会召开规范合法，否则，律师不应出具或应拒绝发表合规性意见并出具法律意见书。

9、关于年度股东大会非公司股东、董事、监事、高管等外来人员参加会议的规范性问题。

年度股东大会是挂牌公司一年度中重要的会议和活动，有些挂牌公司基于各种考虑或情况会邀请或允许诸如政府官员、主管部门领导、行业协会成员、投资机构研究人员、准投资人、企业朋友或中介机构等非公司股东或股东代表出席年度股东大会，而股东大会在年度股东大会决议公告披露之前，会议拟审议、表决的部分议案及表决结果尚属于处于保密阶段的内幕消息，不应为非公司股东提前知悉或了解，不应通过非信息披露渠道发布，不应在非规定时间披露。公司邀请或允许公司非股东或股东代理人出席公司年度股东大会，如同公司信息在指定平台正式披露之前已被部分人提前获悉，造成内幕消息的提前泄露，甚至会被一些投机人或投资机构所利用，掌握了市场运营的先机从中获取利益，损害公司及其他投资人或股东的权益。

根据中国证监会《非上市公众公司监督管理办法》（证监会令第96号）规定，公司及其他信息披露义务人应当按照法律、行政法规和中国证监会的规定，真实、准确、完整、及时地披露信息，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏；公司及其他信息披露义务人应当向所有投资者同时公开披露信息；公司的董事、监事、高级管理人员应当忠实、勤勉地履行职责，保证公司披露信息的真实、准确、完整、及时。《全国中小企业股份转让系统业务规则（试行）》及《全国中小企业股份转让系统挂牌公司信息披露细则（试行）》规定，年度股东大会决议应当在年度股东大会后两个转让日通过指定的全国股份转让系统指定信息披露平台（www.neeq.com.cn或www.neeq.cc）发布和披露；挂牌公司及相关信息披露义务人应当及时、公平地披露所有对公司股票及其他证券品种转让价格可能产生较大影响的信息；挂牌公司披露重大信息之前应当经主办券商审查，公司不得披露未经主办券商审查的重大信息；挂牌公司在其他媒体披露信息的时间不得早于指定披露平台的披露时间；挂牌公司召开股东大会，应当在会议结束后两个转让日内将相关决议公告披露。披露是指挂牌公司或者相关信息披露义务人按法律、行政法规、部门规章、规范性文件、信息披露细则和全国股份转让系统公司其他有关规定在全国股份转让系统公司网站上公告信息；及时是指自起算日起或者触及信息披露细则规定的披露时点的两个转让日内披露；公平是指公司及相关信息披露义务人应当同时向所有投资者公开披露重大信息，确保所有投资者可以平等地获取同一信息，不得私下提前向特定对象单独披露、透露或者泄露。据此，挂牌公司允许或邀请非公司股东或股东代理人出席年度股东大会，违背了信息披露的保密、及时和公平原则。律师发现挂牌公司年度股东大会允许或邀请非公司股东或股东代理人出席、列席年度股东大会情形，应当及时提请公司纠正。

10、关于表决程序中的计票监票问题

年度股东大会各项议案审议完毕后进入表决程序，主持人应首先确定计票监票小组成员及其负责人。根据挂牌公司章程的通常规定，计票监票小组通常有两股东代表、一名监事组成，并确定一人为负责人。如果律师出席会议，也可以参与计票审核工作。但在会议表决程序中，有的挂牌公司有关计票监票小组组成上和表决方式上却未按照其公司章程的规定组成并实施相应的计票监票工作，导致表决程序中的计票监票环节存在瑕疵。如：

（1）易信科技（836356）2016年度股东大会。

《易信科技章程》第七十九条规定，股东大会对提案进行表决前，应当推举两名股东代表参加计票和监票。股东大会对提案进行表决时，应当由股东代表与监事代表共同负责计票、监票，并当场公布表决结果，决议的表决结果载入会议记录。《易信科技股东大会议事规则》第四十条规定，股东大会对提案进行表决前，应当推举两名股东代表参加计票和监票；股东大会对提案进行表决时，应当由律师、股东代表与监事代表共同负责计票、监票。可见，易信科技股东大会计票监票小组应由两名股东代表、监事组成，律师出席会议的参与计票监票工作。

根据易信科技2016年度股东大会见证律师出具的法律意见书，本次股东大会采取现场记名方式投票表决，由1名股东代表和1名监事监票，由见证律师核查，并当场公布表决结果。若非律师描述缺陷问题，易信科技年度股东大会计票监票小组组成存在股东代表欠缺的瑕疵。

（2）赛诺科技（837042）2016年度股东大会

《赛诺科技章程》第八十四条规定，公司股东大会采取记名方式投票表决。根据赛诺科技2016年度股东大会见证律师出具的法律意见书，股东大会对于《会议通知》中的议案以举手方式表决。不符合《赛诺科技章程》的相关规定，存在表决方式违背公司章程规定的瑕疵。

纵观挂牌公司2016年度股东大会的召开情况，多数较为合规，存在或发生的问题应引起见证律师的高度重视。见证律师应提高专业的敏感性和责任心，以专业见识、技能、经验确保挂牌公司召开年度股东大会的规范性，降低、避免律师见证法律风险。

三、关于挂牌公司召开年度股东大会的规范性基本要求

根据《公司法》等法律、法规，中国证监会《非上市公众公司监督管理办法》（证监会令第96号）等规范性文件及股转系统《全国中小企业股份转让系统挂牌公司信息披露细则》（股转系统公告[2013]3号）、《全国中小企业股份转让系统业务规则》（股转系统公告[2013]40号）、《全国中小企业股份转让系统挂牌公司年度报告内容与格式（试行）》（股转系统公告[2013]6号）等规则和公司章程通用版关于召开年度股东大会的相关规定，结合笔者参与挂牌公司年度股东大会见证的经验，归纳了挂牌公司规范召开年度股东大会的基本条件和流程，仅供参考。

（一）股东大会的召集

1、挂牌公司董事会应通过召开年度股东大会的决议。

2、董事会应在通过召开年度股东大会决议后的两个转让日内通过全国股份转让系统指定信息披露平台（www.neeq.com.cn或www.neeq.cc）发布《召开XXXX年度股东大会通知公告》，确定召开年度股东大会的时间、地点、出席会议的股东（股权登记日）及其他人员（董事、监事、高管及见证律师）和拟审议表决议案等事项。

（1）股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于七个工作日；股权登记日一旦确定，不得变更。

（2）挂牌公司年度股东大会审议表决的议案一般为：

①关于公司XXXX年度董事会工作报告；

②关于公司XXXX年度监事会工作报告；

③关于公司XXXX年度财务决算报告；

④关于公司XXXY年度财务预算方案；

⑤关于公司XXXX年度利润分配方案；

⑥关于公司XXXX年度报及其摘要；

⑦关于确认公司XXXX年度日常性关联交易的议案（若有）；

⑧关于预计公司XXXY年度日常性关联交易的议案（若有）；

⑨关于聘请公司XXXY年度财务审计机构的议案；

⑩其他议案或临时提案。

       （二）出席年度股东大会会议人员和召集人、主持人资格

       1、召集人资格

挂牌公司年度股东大会的召集人应为董事会。

       2、主持人资格

       （1）根据《公司法》和挂牌公司章程的通常规定，年度股东大会的主持人一般为董事长。

       （2）特殊情况下的主持人，可能为下列人员：

       公司董事长不能履行职务、不履行职务或者因换届选举、辞职、被撤职或免职及其他原因缺位时，若设置副董事长的，由副董事长主持；若副董事长不能履行职务、不履行职务或者因辞职、被免职及其他原因缺位时，由半数以上董事共同推举一名董事履行职务。

       监事会自行召集的股东大会，由监事会主席主持。监事会主席不能履行职务、不履行职务或缺位时，由半数以上监事共同推举的一名监事主持。

       如果是股东自行召集的年度股东大会，由召集人推举代表主持。

       召开年度股东大会时，会议主持人违反大会议事规则使股东大会无法继续进行的，经现场出席股东大会有表决权过半数的股东同意，股东大会可推举一人担任会议主持人，继续开会。

       3、出席年度股东大会现场会议人员资格

       根据《公司法》及挂牌公司章程的规定，出席公司年度股东大会的人员主要分三部分：

       （1）股权登记日登记在册的公司股东或股东授权代理人。股东或股东授权代理人的确定以中国证券登记结算有限责任公司北京分公司出具的股权登记日之《证券持有人名册》为依据，凡是在股权登记日之《证券持有人名册》中的股东或股东授权代理人并在《召开XXXX年度股东大会通知公告》规定的报到日办理出席会议登记手续的股东或股东代理人，均有权出席挂牌公司年度股东大会会议。

       （2）挂牌公司的董事、监事、高级管理人员。

       （3）召集人委托的见证律师。

       上述人员均具备出席挂牌公司年度股东大会会议的资格。

       根据《公司法》和挂牌公司章程的通常规定，挂牌公司的董事、监事、高级管理人员应当出席年度股东大会，董事、监事、高级管理人员应当在股东大会上就股东的质询和建议作出解释和说明，切实、充分保障股东质询权、建议权的享有和实现，如实、及时、充分地回答股东的质询，必要时应提供相关证据资料。因此，董事、监事、高级管理人员出席股东大会是《公司法》及公司章程规定的忠实与勤勉义务，不得轻视、忽视或懈怠、逃避。

       （三）年度股东大会临时提案的提交与审核

        根据《公司法》和挂牌公司章程的通常规定，单独或者合计持有公司3%以上股份的股东，可以在股东大会召开10日前提出临时提案并书面提交召集人。召集人应当在收到提案后2日内发出股东大会补充通知，公告临时提案的内容。除前述情形外，召集人在发出股东大会通知公告后，不得修改股东大会通知中已列明的提案或增加新的提案。股东大会通知中未列明或不符合章程规定的提案构成条件的提案，股东大会不得进行表决并作出决议。据此确定：

       1、年度股东大会具有临时提案权的提案人应为持股3%以上的公司股东；

       2、提交临时提案时间为年度股东大会召开10日前；

       3、召集人应当在收到提案后2日内对临时提案人提交的临时提案进行审查，认为符合提案人资格、在提案提出的规定时间和提案内容符合章程的规定等条件满足时即发出股东大会补充通知，公告临时提案的内容，并将临时提案列入年度股东大会拟审议的议案中。

       召集人审查临时提案，应注重以下三个方面的审核：

       （1）临时提案人资格审查；

       （2）临时提案提出时间合规性审查；

       （3）临时提案的内容审核。临时提案应当属于股东大会职权范围、有明确议题和具体决议事项，并且符合法律、行政法规和公司章程的有关规定。

       召集人（或董事会）应当就临时提案的审查、审核情况出具意见和说明。

       （四）表决程序

       1、确定计票监票小组成员及其负责人。

       计票监票小组一般由三人组成，其中：股东代表二人和监事一名组成，可确定任何一人为组长。若律师出席股东大会并见证的，律师可以参与监票计票工作。

       2、主持人应特别提示与说明：本次会议表决议案，有无关联交易和关联人，股东是否存在应当回避表决的情形，然后主导股东投票表决。

           3、股东及股东代理人投票表决。

       年度股东大会关乎公司股东投资权益，出席会议的股东及股东代理人应采取记名投票方式表决，不宜采用举手等缺乏存档留证的方式表决。

       4、监票和计票

       出席会议的股东及股东代表投票结束，计票监票小组进行计票，并由计票监票小组组长负责向主持人提交计票结果。

       5、主持人公布股东表决结果，并根据表决结果宣布股东大会决议。

       （五）签署会议决议、记录。

根据挂牌公司章程的一般性规定，出席股东大会会议的董事、监事、会议召集人或召集人代表、会议主持人、董事会秘书应当在会议记录上签名。

       （六）律师见证与出具法律意见书。

挂牌公司召开年度股东大会时应当聘请律师对以下问题出具法律意见并公告：①会议的召集、召开程序是否符合法律、行政法规、公司章程；②出席会议人员的资格、召集人资格是否合法有效；③会议的表决程序、表决结果是否合法有效；④应公司要求对其他有关问题出具的法律意见。

见证律师出席挂牌公司年度股东大会进行见证并发表见证意见及出具法律意见书，一般采用以下做法：

       第一种做法：在年度股东大会会议开始前，见证律师就年度股东大会的召集、召开程序和召集、出席会议人员资格事项发表意见，召集、召开程序符合规定时即开会；在表决程序结束后，再就临时提案、会议的表决程序与表决结果事项发表意见，并在会后出具法律意见书。

       第二种做法：公司年度股东大会表决结束后，见证律师当场就公司年度股东大会的召集、召开程序和召集、出席会议人员资格、临时提案、会议的表决程序与表决结果事项发表一个结论性意见，并在会后出具法律意见书。

       第三种做法：公司年度股东大会开会之前、表决结束后，不当场发表见证意见，而在公司年度股东大会结束后直接出具法律意见书。

具体采用何种做法，尊重召集人的意见。

       （七）及时公告

       董事会应当在年度股东大会会议结束后两个转让日内将年度股东大会决议公告披露。年度股东大会公告中应当包括律师见证意见。

                                                                     （文：王秀宏、曲承亮）